Unterstützung im Projektmanagement / Office Management / Executive Assistant / Team Assistenz
in den Branchen:
Private Equity, Corporate Investment Banking,
Real Estate, IT, Automotiv, Energie &
Co.
-
-
Unterstützung des Geschäftsführers bei allen operativen Tätigkeiten in verschiedenen Fachgebieten
-
Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch
-
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Dokumenten, Auswertungen, Statistiken, Reports oder
Projektplänen
-
Startup, Prozessoptimierung von Arbeitsabläufen und Administrationsprozessen, Systemimplementierung
und Unterstützung der IT-Abteilung bei Mitarbeiteranfragen rund um das Thema IT
-
Training on the Job für neue Mitarbeiter im Bereich als Executive Assistant
-
Übernahme vom Sonderprojekten, wie Planung und Koordinierung von internen und externen Umzügen (inkl. der
Zollbestimmungen)
-
Termin- und Reisekoordination von Hotel-, Bahn-, Flug- und Mietwagenbuchungen, für die Geschäftsführung und der
Mitarbeiter
-
Organisation und Nachbereitung von Meetings- und Veranstaltungen, Betreuung der Gäste, inklusive der Disposition
von Caterings und Verpflegung alle Art
-
Unterstützung durch eine vor Ort Begleitung bei Veranstaltungen oder Pressekonferenzen
-
Nachrecherche der eingeladenen Kunden, Gäste oder Journalisten
-
Versendung von Mailings oder Konfektionierung von Aussendungen
-
Buchhalterische Kontierungsvorbereitung aller Eingangsrechnungen und Freigabe der Rechnungen
-
Reisekostenabrechnung sowie die Überprüfung der Erstattung auf dem Spesenkonto und Abbuchungen auf dem
Kreditkartenkonto
-
Abwicklung der gesamten Büroorganisation
(Einkauf und Bestellung von Büromaterialien, sowie deren Verwaltung)
-
Kommunikationsschnittstelle zu anderen Dienstleistern
(z.B. Hotels, Catering, Dekorationsfirmen, Druckereien, Grafikern, Pressestellen, Messebauern), sowie Facility Management
-
Pflege der Website
Klassische Empfangstätigkeit
-
Annahme und Weiterleitung der eingehenden Telefonate
-
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, sowie Paket- und Kurierorganisation
-
Verantwortung für die Meetings- und Veranstaltungsorganisation und Betreuung der Gäste, inklusive der Disposition von
Catering und Verpflegung
Sprechen Sie mich auf die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit an - gerne erstelle ich
Ihnen ein individuelles Angebot!